オフィス環境をコンサルティング


業務効率アップのカギは「ファイリング」にあります

●省スペース

不必要なモノを無くすことで、スペースが活用できます。

ペーパーレス化を進めることで、オフィスの専有面積を数十パーセント削減させることもできます。

 

●コスト削減 

書類の量を削減し、体系的に整理するだけで、業務上の時間的なロスやオフィスでの空間的なロスが減ります。

 

●業務の効率化

適切な管理を行なうことによって必要なモノがどこにあるのかがわかるため探す時間が短縮できます。

 

●検索性の向上

電子化した書類は書類のタイトルで内容が明確にできるため、検索性が向上します。

保存場所が分からなくなってしまったファイルも、容易に探し出すことができます。

 

●情報の共有化とセキュリティ向上

情報を共有化する事で、担当者不在の際もスムーズに対応が可能になります。

パスワード管理やアクセス権限の設定によって、情報漏洩のリスクも減少します。

 

●環境の改善

整理された綺麗なオフィスでは快適に仕事をすることができ、モチベーションアップにもつながります。

 

●BCP対策

ペーパーレス化は、書類のBCP(事業継続計画)対策としても効果的です。

紙媒体の書類は、大きな災害やテロなどによってデータが消失してしまうリスクが高くなります。

ペーパーレス化によってデータを安全に管理し、バックアップ体制を整えることでデータを守ることができます。

ファイリングシステムを導入するメリットは数多くあります。

オフィス環境の改善により、従業員が感じるストレスを軽減できるとされています。

業務の効率アップのカギは「ファイリング」にあります!

人はものを探すのに年間120時間かかっている

一般的なビジネスマンが“探し物”をするために消費する平均的な時間は「年間84~125時間」と言われています。

書類がない、保存したはずのファイルが見つからない、電話をかけようとしても連絡先が見つからない、そんな経験は誰しもあるはずです。

年間勤務日数が250日だとすると、1日平均20~30分も探し物をしている計算になります。

また、一日8時間労働として年間約10~15日も何かを探すのに使っていることになります。

 

ファイリングの目的は、組織で統一した文書管理のルールや仕組みを作って、従業員1人1人がそのルールを徹底することで結果として、個人ならびに組織の労働生産性の向上に繋がり、企業が抱える経営課題を解決することができます。

 

オフィス環境は室内空間や家具、備品などを変えるだけで良くなることは有りません。

昨今「働き方改革」という政府の方針の流れの中で、「人」のする仕事には生産性の向上が必須となっており、業務プロセスの見直しをして職場から無駄を省いていかなければならなくなりました。

 

その為にも、従業員の知的創造性が発揮できるオフィスが必要な時代になってきています。

オフィス環境を快適にすることも『働き方改革』の一つです

オフィス環境診断士とはオフィスにおける生産性の向上や快適な環境の提案を行います。

ストレスを取り除き働きやすい職場にするためにも、整理収納のメソッドをオフィス環境に積極的に導入し、効率的で機能的な環境を作る役割を担います。

 

オフィスチェッカーで、オフィスの整理整頓を見える化(数値化)します

オフィスチェッカーは職場環境改善の豊富な実績がある整理収納アドバイザーが開発した職場環境診断ツールです。

現場に合った実践的な診断をすることができ、オフィス環境を様々な観点から分析することが出来ます。

従業員全員にWEBアンケートをお送りし、WEB上で診断に回答していただきます。

現状を分析、把握した後プロによる整理収納の進め方、レイアウト、収納の仕方などをアドバイスいたします。 

まずはあなたの職場環境を診断してみましょう。

ファイリングのノウハウを家庭にも

領収書や子供の学校のプリント、料理レシピや趣味の資料、取扱説明書や保証書など、家庭で管理する書類は種々雑多で、パソコンなどからも多くの書類が発生します。

また、地震対策や防犯上での重要文書の管理など、オフィス同様自宅でも、より快適な空間で安全に生活を営みたいという願いは同じです。

オフィスで実践するファイリングのノウハウは、そのまま私たちの家庭の中でも応用し、実践できるのです。

子供のしつけや教育に関しても整理整頓は密接な関係があります。